Hier finden Sie die Neuerungen für Vergabestellen welche mit Aktualisierungen hinzugekommen sind. Die akuellsten Meldungen werden zuerst angezeigt, ältere Meldungen werden in Absteigender Reihenfolge dargestellt. Der Artikel bezieht sich auf Neuerungen aus dem Jahr 2025.
Die eForms Version wird am 18.07.2025 auf eForms-DE 2.1 (DE-SDK 1.13.1) angehoben. Alle zuvor über den OBA angelegten Bekanntmachungen werden bei der nächsten Bearbeitung automatisch in die neue Version migriert. Korrekturen und Nachfolge-Bekanntmachungen, zu bereits veröffentlichten Bekanntmachungen, werden automatisch in der neuesten eForms-Version angelegt. Abhängig vom fachlichen Kontext können wegen der aktualisierten eForms-Version neue (Pflicht-)Felder hinzukommen. Die Hilfestellung zur Erfassung von eForms Bekanntmachungen wurde entsprechend aktualisiert. Die eForms DE 2.1 Spezifikation ist unter der Webseite https://xeinkauf.de/eforms-de zu finden.
Konzessionsvergaben: Die Vergabeplattform unterstützt nun die eForms Konfiguration für den Vergaberechtsrahmen KonzVgV. Das entsprechenden Formular 19 steht bei Neuanlage eines Verfahrens nun zur Verfügung.
Vertragsänderung: Die Vergabeplattform unterstützt nun die Vertragsänderung unter eForms. Voraussetzung für die Funktion ist, dass die Bekanntmachung Vergebener Aufträge versendet wurde und dass Verfahren abgeschlossen und Archiviert ist. Die Funktion kann über das Menü Verfahren aufgerufen werden. 
Es wird anschließend eine Liste aller Oberschwellen Verfahren angezeigt, die Status den Status "abgeschlossen/archiviert" haben und somit eine Bekanntmachung über Auftragsänderung erstellt werden kann. 
Das entsprechende EU Formular wird mit den Daten aus der ursprünglichen Bekanntmachung und ExPost vor befüllt. Neben den inhaltlichen Anpassungen an der Bekanntmachung muss zusätzlich im Abschnitt „Änderung“ der Grund und die Zusammenfassungen der Änderungen angegeben werden. 
eForms Erfassungsmaske:
Die Anbieterliste zeigt nun auch Unternehmen die zur Registrierung auf der Vergabeplattform eingeladen wurden, dies jedoch noch nicht getan haben. 
Die Funktion „Verfahren an Nachfolger übergeben“ funktioniert nun auch bei Verfahren die durch eine andere Person vertreten werden. Über die Funktion haben Administratoren grundsätzlich die Möglichkeit ein oder mehrere Verfahren an eine andere Person zur Bearbeitung zu übergeben, völlig losgelöst von etwaigen Vertreterbeziehungen. (Siehe dazu auch VST-Admin-Client Handbuch Kapitel 3.2.7.8 )
Am 25. April 2025 wird der eForms Standard auf eForms-DE 2.0 (DE-SDK 1.12) angehoben. Alle zuvor über den OBA angelegten Bekanntmachungen werden bei der nächsten Bearbeitung automatisch in die neue Version migriert. Korrekturen und Nachfolge-Bekanntmachungen, zu bereits veröffentlichten Bekanntmachungen, werden automatisch in der neuesten eForms-Version angelegt. Abhängig vom fachlichen Kontext können wegen der aktualisierten eForms-Version neue (Pflicht-)Felder hinzukommen. Die Hilfestellung zur Erfassung von eForms Bekanntmachungen wurde entsprechend aktualisiert.
Die eForms Erfassungsmaske wurde im oberen Bereich etwas aufgeräumt. Neu hinzugefügt wurde das Menü Einstellungen. Dort befinden sich nun die beiden Symbole zur Änderung der Schriftgröße sowie die Funktion um Feldbeschreibungen ein bzw. auszublenden (ehemals das Fragezeichen Piktogramm). Weiterhin wurde der Support Modus dahin ausgelagert.
Die Kurzanleitung zur Erfassungsmaske wurde entsprechend aktualisiert.
Ergänzend zum Support Modus: Ist der Support Modus aktiviert, wird zusätzlich eine Funktion mit dem Titel Uneingeschränkter Modus dargestellt. Wird dieser Modus aktiviert, ist es möglich jegliche Feldinhalte in innerhalb der Erfassungsmaske zu verändern unabhängig davon ob es aufgrund von Regeln der eForms Spezifikation erlaubt ist oder nicht. Diese Funktion dient dazu potentielle Fehlerfälle im Zuge einer eForms Migration beheben zu können und sollte nur nach Bedacht oder Aufforderung eingesetzt werden.
4. Alle Codelisten mit bis zu vier Einträgen wurden durch Radio Buttons ersetzt um Klickpfade auf ein Minimum zu reduzieren. Hier Beispielhaft die Ansicht für das Feld Elektronische Einreichung:
Mit dem eForms Update auf eForms DE 2.0 (DE-SDK 1.12) wird ein Fehler in der PDF Darstellung behoben in Bezug auf das Feld „Zusätzliche Informationen“ (BT-300 Procedure) im Abschnitt Verfahren. Das Feld wird in der PDF und HTML Darstellung nun wieder korrekt angezeigt.
Mit dem eForms DE 2.0 Update wurde eine Regel seitens EU eingeführt, die doppelte Leerzeichen in einzeiligen Feldern verbietet (beispielsweise BT-22-Procedure (interne Kennung)). Die eForms Erfassungsmaske wurde um eine Validierung erweitert und filtert automatisch doppelte Leerzeichen heraus in allen einzeiligen Feldern heraus.
Im Feld Ausschlussgründe (BT-67(b)-Procedure) im Abschnitt Verfahren wurden keine Absätze dargestellt. Dies wurde im Zuge des eForms Updates korrigiert.
Der Feld Geschätzte Dauer (BT-36-Lot) unterhalb der Lose wurde immer doppelt dargestellt. Dieser ist nun korrekterweise nur einmal aufgezählt.
Wird aus der Erfassungsmaske die Bekanntmachung Vergebener als Voransicht geöffnet, wird der Abschnitt Statistische Informationen nun wieder korrekt dargestellt.
In den Oberschwellen Bekanntmachungen wurden bisher bei dargestellten Uhrzeiten (z.B. Angebotsfrist) die Abweichung zur UTC (Universal Time Coordinated) dargestellt mit den Werten +2:00 für die Sommerzeiten bzw. +1:00 für die Winterzeit. Diese Darstellung wird in den PDF und HTML Darstellungen auf dem Vergabeportal unterdrückt, da dies zu Verwirrungen geführt hat. (Auf dem EU Portal TED sind diese weiterhin sichtbar!)
Der Inhalt vom Feld „Rechtsgrundlage des Verfahrens (Beschreibung)“ (BT-01(d)-Procedure) im Abschnitt Verfahren wird in der PDF und HTML Darstellung wieder korrekt dargestellt.
Der BT-18-Lot (Adresse für die Einreichung) wird nun mit der Plattform URL vorbelegt und wird durch bei Freigabe um den entsprechenden Link zur Bekanntmachung ergänzt. Die manuelle Eingabe entfällt entsprechend. WICHTIG: Bei Verwendung von XML Vorlagen die dort einen abweichenden Link haben, muss diese manuell ersetzt werden!
Die Signaturkomponente SecCommerce SegSigner wurde auf die Version 7.46 aktualisiert und unterstützt nun auch die D-Trust Card 5.1.
Die Clients der e-Vergabe werden nun unabhängig von der Plattform bereitgestellt. Dadurch ändert sich die Versionierung der Clients, welche bisher immer identisch zur Plattform war. Diese Änderung zielt darauf ab, perspektivisch Client Aktualisierungen zu minimieren. Die aktuell gültige Version der Clients sowie Informationen zu geplanten Wartungsfenstern sind über https://www.evergabe-online.de unter dem Punkt Plattformstatus einsehbar oder unter dem Direktlink https://www.evergabe-online.de/status.html .
Alle e-Vergabe Clients benötigen eine Java Laufzeitumgebung, welche durch die e-Vergabe Plattform bereitgestellt wird. Diese wurde bisher bei erster Installation einer Anwendung automatisch nachgeladen und zentral zur gemeinsamen Nutzung abgelegt. Das nachladen entfällt. Jede Anwendung enthält jetzt Ihre eigene Laufzeitumgebung. Alle benötigten Komponenten sind in den Installern enthalten.
Die bisherige Funktion zum Archivieren abgeschlossener Verfahren, wurde überarbeitet. Bisher war das Archivieren mit einem Export aller Verfahrensdaten aus dem OBA auf dem lokalen PC und anschließender Löschung auf der e-Vergabe verbunden. Dieser Prozess wurde verändert und aufgeteilt in die Funktionen [Archivieren] und [Löschen]. Die Funktionen stehen im OBA, OBA-Light und VST-Admin-Client zur Verfügung.
Beim [Archivieren] werden folgenden Daten entfernt: Vergabeunterlagen, Teilnahmeunterlagen, Teilnahmeanträge, sowie Angebote. Im Verfahren erhalten, bleibt die Bekanntmachung, Nachrichten samt Anhängen, Anbieterliste, Eröffnungsniederschrift und Öffnungsprotokolle. Nach dem ein Verfahren Archiviert wurde, kann es durch den Sachbearbeiter des Verfahrens im OBA unter dem neugeschaffenen Menü [Archiv] aufgerufen werden.
Beim [Löschen] wird das Verfahren lokal exportiert und anschließend von der e-Vergabe Plattform entfernt.
Es ist möglich mehrere Verfahren in einem Ablauf zu Archivieren bzw. zu löschen.
Im Zuge des Umbaus auf die neuen Funktionen ist die Archivierungsfrist entfallen.
Eine detaillierte Anleitung zu den Funktionen finden Sie in der Kurzanleitung zum Archivieren und Löschen von Vergabeverfahren und wurde ergänzend im OBA Handbuch hinterlegt.
Die Dokumentation für den VST-Administrations-Client wurde ergänzt. und wurde ergänzend im OBA Handbuch hinterlegt.
Der Verfahrensworkflow für zweistufige Verfahren wurde optimiert. Von den neuen Statusänderungen sind alle Verfahren betroffen die zweistufig ablaufen, unabhängig davon, ob nationale Verfahren oder oberschwellige EU-Verfahren.
Neue Aufgabenliste:
Es wurde eine Aufgabenliste eingeführt, mit der Sie auf einen Blick sehen können, welche Aufgaben in ihren Verfahren anstehen.
Eine detaillierte Übersicht des neuen Workflows finden Sie hier: Kurzanleitung zum neuen Verfahrens-Statuswechsel