Neuerungen für Vergabestellen 2025 (Stand 25.04.2025)

e-Vergabe Release 8.5.1 / 25.04.2025

1. Update auf eForms DE 2.0

Am 25. April 2025 wird der eForms Standard auf eForms-DE 2.0 (DE-SDK 1.12) angehoben. Alle zuvor über den OBA angelegten Bekanntmachungen werden bei der nächsten Bearbeitung automatisch in die neue Version migriert. Korrekturen und Nachfolge-Bekanntmachungen, zu bereits veröffentlichten Bekanntmachungen, werden automatisch in der neuesten eForms-Version angelegt. Abhängig vom fachlichen Kontext können wegen der aktualisierten eForms-Version neue (Pflicht-)Felder hinzukommen. Die Hilfestellung zur Erfassung von eForms Bekanntmachungen wurde entsprechend aktualisiert.

• Beim Import von Verfahrensvorlagen die vor dem 25.04.2025 unter eForms DE 1.2 erstellt wurde und bei laufenden Verfahren die danach aktualisiert werden wird initial eine Meldung dargestellt welche auf die Migration hinweist. Felder die von der Migration betroffen sind, werden im Bereich "Warnungen" in der eForms Erfassungsmaske dargestellt.
  

  

• Unter eForms DE 2.0 wurde der Punkt Eignungskriterien (GR-Lot-SelectionCriteria-0) abgeändert. Die zugrunde liegende Codeliste wurde vollständig ausgetauscht. Bisher waren dort vier Auswahlmöglichkeiten vorhanden, die neue Liste umfasst 32 Möglichkeiten. Da die Liste vollständig ersetzt wurde, muss das Feld im Falle eines migrierten Verfahren neu asugefüllt werden. Bestehende Inhalte aus dem darunterligendem Freitext Feld bleiben erhalten und sind lediglich ausgergaut, solange kein neues Kritierium ausgewählt wurde.
  

  

• Die eForms Erfassungsmaske wurde im oberen Bereich etwas aufgeräumt. Neu hinzugefügt wurde das Menü Einstellungen. Dort befinden sich nun die beiden Symbole zur Änderung der Schriftgröße sowie die Funktion um Feldbeschreibungen ein bzw. auszublenden (ehemals das Fragezeichen Piktogramm). Weiterhin wurde der Support Modus dahin ausgelagert.
  Die Kurzanleitung zur Erfassungsmaske wurde entsprechend aktualisiert.

• Ergänzend zum Support Modus: Ist der Support Modus aktiviert, wird zusätzlich eine Funktion mit dem Titel Uneingeschränkter Modus dargestellt. Wird dieser Modus aktiviert, ist es möglich jegliche Feldinhalte in innerhalb der Erfassungsmaske zu verändern unabhängig davon ob es aufgrund von Regeln der eForms Spezifikation erlaubt ist oder nicht. Diese Funktion dient dazu potentielle Fehlerfälle im Zuge einer eForms Migration beheben zu können und sollte nur nach Bedacht oder Aufforderung eingesetzt werden.
  

  

• 4. Alle Codelisten mit bis zu vier Einträgen wurden durch Radio Buttons ersetzt um Klickpfade auf ein Minimum zu reduzieren. Hier Beispielhaft die Ansicht für das Feld Elektronische Einreichung:
  

  

  
  

• In Bekanntmachungen nach eForms wird automatisch bei Erstellung einer Bekanntmachung der Wert Datum der Übermittlung der Bekanntmachung (BT-05a) vorgegeben, welcher auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt wird. Nach einer Regel der EU darf der Wert nicht älter als 24 Stunden sein, bei Einlieferung an den Vermittlungsdienst / TED. Dies hat in der Vergangenheit zu Ablehnungen geführt. Ist der Wert aus BT-05 zu weit in der Vergangenheit, wird der OBA bei Freigabe mit einer entsprechenden Fehlermeldung darauf aufmerksam machen. Durch eine Aktualisierung der Bekanntmachung wird der Wert automatisch hochgesetzt.
  

  

• Mit dem eForms Update auf eForms DE 2.0 (DE-SDK 1.12) wird ein Fehler in der PDF Darstellung behoben in Bezug auf das Feld „Zusätzliche Informationen“ (BT-300 Procedure) im Abschnitt Verfahren. Das Feld wird in der PDF und HTML Darstellung nun wieder korrekt angezeigt.

• Mit dem eForms DE 2.0 Update wurde eine Regel seitens EU eingeführt, die doppelte Leerzeichen in einzeiligen Feldern verbietet (beispielsweise BT-22-Procedure (interne Kennung)). Die eForms Erfassungsmaske wurde um eine Validierung erweitert und filtert automatisch doppelte Leerzeichen heraus in allen einzeiligen Feldern heraus.

• Im Feld Ausschlussgründe (BT-67(b)-Procedure) im Abschnitt Verfahren wurden keine Absätze dargestellt. Dies wurde im Zuge des eForms Updates korrigiert.

• Der Feld Geschätzte Dauer (BT-36-Lot) unterhalb der Lose wurde immer doppelt dargestellt. Dieser ist nun korrekterweise nur einmal aufgezählt.

• Wird aus der Erfassungsmaske die Bekanntmachung Vergebener als Voransicht geöffnet, wird der Abschnitt Statistische Informationen nun wieder korrekt dargestellt.

• In den Oberschwellen Bekanntmachungen wurden bisher bei dargestellten Uhrzeiten (z.B. Angebotsfrist) die Abweichung zur UTC (Universal Time Coordinated) dargestellt mit den Werten +2:00 für die Sommerzeiten bzw. +1:00 für die Winterzeit. Diese Darstellung wird in den PDF und HTML Darstellungen auf dem Vergabeportal unterdrückt, da dies zu Verwirrungen geführt hat. (Auf dem EU Portal TED sind diese weiterhin sichtbar!)

• Der Inhalt vom Feld „Rechtsgrundlage des Verfahrens (Beschreibung)“ (BT-01(d)-Procedure) im Abschnitt Verfahren wird in der PDF und HTML Darstellung wieder korrekt dargestellt.

• Der BT-18-Lot (Adresse für die Einreichung) wird nun mit der Plattform URL vorbelegt und wird durch bei Freigabe um den entsprechenden Link zur Bekanntmachung ergänzt. Die manuelle Eingabe entfällt entsprechend. WICHTIG: Bei Verwendung von XML Vorlagen die dort einen abweichenden Link haben, muss diese manuell ersetzt werden!

  
  

2. Sonstiges

• In der Vermittlungsdiensttabelle des OBA, kann die Spalte NoticeID zum auf-/absteigenden Sortieren der Einträge verwendet werden. Dies hat temporär nicht funktioniert und wurde nun korrigiert.
• Es wurde im OBA ein fehlender Warnhinweis ergänzt, der erscheint, wenn ein Oberschwellen Verfahren freigegeben werden soll, jedoch noch keine Unterlagen bereitgestellt worden sind.
• Bei Firmen mit dem Status "Warten auf Registrierung", können die Daten des Unternehmens im Hauptfenster des OBA eingesehen werden, wenn ein Unternehmen angeklickt wird. Die dargestellten Einträge konnten jedoch nicht markiert und kopiert werden. Dies wurde korrigiert, die Einträge können jetzt kopiert werden.
• Im VST-Admin-Client wurden die Konfigurationsparameter "Verhandlungsverfahren" und "Freihändige bzw. Verhandlungsvergabe" entfernt, da Sie keine Auswirkungen mehr haben
• Der Oefa wurde dahingehend optimiert, dass Verbindungsabbrüche nun nicht mehr dazu führen, dass alle Daten erneut heruntergeladen werden müssen. Stattdessen besteht nun die Möglichkeit den Vorgang erneut zu durchzuführen und knüpft nahtlos an der Stelle an wo der Verbindungsabbruch eingetreten ist.

e-Vergabe Release 8.5 / 21.02.2025

1. Aktualisierung der Signaturkomponente der e-Vergabe

Die Signaturkomponente SecCommerce SegSigner wurde auf die Version 7.46 aktualisiert und unterstützt nun auch die D-Trust Card 5.1.

2. Unabhängige Versionierung der Clients

Die Clients der e-Vergabe werden nun unabhängig von der Plattform bereitgestellt. Dadurch ändert sich die Versionierung der Clients, welche bisher immer identisch zur Plattform war. Diese Änderung zielt darauf ab, perspektivisch Client Aktualisierungen zu minimieren. Die aktuell gültige Version der Clients sowie Informationen zu geplanten Wartungsfenstern sind über https://www.evergabe-online.de unter dem Punkt Plattformstatus einsehbar oder unter dem Direktlink https://www.evergabe-online.de/status.html .

3. Java Laufzeitumgebung

Alle e-Vergabe Clients benötigen eine Java Laufzeitumgebung, welche durch die e-Vergabe Plattform bereitgestellt wird. Diese wurde bisher bei erster Installation einer Anwendung automatisch nachgeladen und zentral zur gemeinsamen Nutzung abgelegt. Das nachladen entfällt. Jede Anwendung enthält jetzt Ihre eigene Laufzeitumgebung. Alle benötigten Komponenten sind in den Installern enthalten.

e-Vergabe Release 8.4 / 10.01.2025

Archivieren und Löschen von Vergabeverfahren

Die bisherige Funktion zum Archivieren abgeschlossener Verfahren, wurde überarbeitet. Bisher war das Archivieren mit einem Export aller Verfahrensdaten aus dem OBA auf dem lokalen PC und anschließender Löschung auf der e-Vergabe verbunden. Dieser Prozess wurde verändert und aufgeteilt in die Funktionen [Archivieren] und [Löschen]. Die Funktionen stehen im OBA, OBA-Light und VST-Admin-Client zur Verfügung.

Beim [Archivieren] werden folgenden Daten entfernt: Vergabeunterlagen, Teilnahmeunterlagen, Teilnahmeanträge, sowie Angebote. Im Verfahren erhalten, bleibt die Bekanntmachung, Nachrichten samt Anhängen, Anbieterliste, Eröffnungsniederschrift und Öffnungsprotokolle. Nach dem ein Verfahren Archiviert wurde, kann es durch den Sachbearbeiter des Verfahrens im OBA unter dem neugeschaffenen Menü [Archiv] aufgerufen werden.
Beim [Löschen] wird das Verfahren lokal exportiert und anschließend von der e-Vergabe Plattform entfernt.
Es ist möglich mehrere Verfahren in einem Ablauf zu Archivieren bzw. zu löschen.

Im Zuge des Umbaus auf die neuen Funktionen ist die Archivierungsfrist entfallen.

Eine detaillierte Anleitung zu den Funktionen finden Sie in der Kurzanleitung zum Archivieren und Löschen von Vergabeverfahren und wurde ergänzend im OBA Handbuch hinterlegt.
Die Dokumentation für den VST-Administrations-Client wurde ergänzt. und wurde ergänzend im OBA Handbuch hinterlegt.

Neuer Verfahrensstatus

Der Verfahrensworkflow für zweistufige Verfahren wurde optimiert. Von den neuen Statusänderungen sind alle Verfahren betroffen die zweistufig ablaufen, unabhängig davon, ob nationale Verfahren oder oberschwellige EU-Verfahren.

1. Neuer Verfahrensstatus „Teilnahmeantragsauswertung“:
   Der neue Status „Teilnahmeantragsauswertung“ wurde eingeführt. Dieser befindet sich zwischen Teilnahmephase und Angebots- bzw. Dialogphase. Der Status repräsentiert dabei die Phase eines Verfahrens, in der die Teilnahmeanträge bereits eingegangen sind, die Teilnahmephase beendet wurde und Sie als Sachbearbeiter mit der Auswertung dieser Anträge auswerten.
2. Kein automatisiertes Beenden der Teilnahmephase:
   Das Beenden der Teilnahmephase geschieht nun durch eine manuelle Handlung. Auch das Ablaufen der Teilnahmefrist, führt nicht mehr dazu, dass die Teilnahmephase automatisch beendet wird. Dadurch kann die Teilnahmefrist auch noch nach deren Ablauf verlängert werden. Dies geschieht so lange, bis sie aktiv die Teilnahmephase beenden.
3. Kein automatisiertes Beenden der Angebotsphase im OBA Light:
   Wird die Angebotsfrist erreicht, führt dies bei Verfahren im OBA-Light nicht wie bisher automatisch zur Öffnung der Angebote und Überführung in die nächste Phase. Stattdessen kann dieser Phasenwechsel und das Öffnen der Angebote nun manuell durch Beenden der Angebotsphase angestoßen werden.

4. Neue Aufgabenliste:
   Es wurde eine Aufgabenliste eingeführt, mit der Sie auf einen Blick sehen können, welche Aufgaben in ihren Verfahren anstehen.

   
   Eine detaillierte Übersicht des neuen Workflows finden Sie hier: Kurzanleitung zum neuen Verfahrens-Statuswechsel