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Nutzungsvoraussetzungen der e-Vergabe für Unternehmen

Lesen Sie bitte die nachfolgenden Informationen zum Arbeiten mit der e-Vergabe, der Vergabeplattform des Bundes. Die Nutzung der e-Vergabe ist kostenfrei, sie benötigen lediglich einen Computer, einen Internetzugang und ein von uns unterstütztes Zertifikat.

1 Einleitung

Dieses Dokument zeigt Unternehmen die Voraussetzungen zur Nutzung der e-Vergabe ab der Version 5 auf. Sowohl die organisatorischen als auch die technischen Voraussetzungen, d.h. die Ausstattung von Arbeitsplatzrechnern der Mitarbeiter und die benötigte Hard- und Software sind hier erläutert.

Das Dokument ersetzt nicht die Anleitungen und Handbücher, die im Menü unter Unternehmen -> Anleitungen zur Verfügung stehen.

Sind alle hier erläuterten Voraussetzungen im Unternehmen gegeben, können Sie sich für die e-Vergabe registrieren. Nach der Registrierung sind Sie in der Lage, Vergabeunterlagen elektronisch von der Plattform abzurufen sowie Angebote elektronisch und digital signiert zu versenden.

2 Organisatorische Voraussetzungen

Die Arbeit mit der e-Vergabe ist abhängig von der Firmenstruktur.

2.1 Einzelperson oder Einzelfirma

Sind Sie eine einzelne Person oder Einzelfirma empfehlen wir Ihnen folgende Arbeitsweise:


Hauptnutzer
  • Zertifikat auf eigenen Namen erwerben (Personalausweis erforderlich)
  • Registrierung mit dem Zertifikat an der e-Vergabe

(Siehe Unternehmen -> Erste Schritte / Installation & Registrierung)

  • Verfahrensunterlagen anfordern, bearbeiten und Kommunikation

    mit der Vergabestelle, Angebote abgeben

  • Angebote: Sie setzen Ihr Zertifikat als Signatur ein

(Siehe Unternehmen -> Arbeiten mit der e-Vergabe )


2.2 Es arbeiten mehrere Personen mit der e-Vergabe

Es wird immer mindestens ein Hauptnutzer (mit Zertifikat) benötigt. Dieser kann entweder zu seinem eigenen Account Nebennutzer hinzufügen oder einen anderen Hauptnutzer (ebenfalls mit eigenem Zertifikat) zum Vertreter ernennen.

Diese zwei unterschiedlichen Konzepte werden im Folgenden erläutert und können auch kombiniert werden.

2.2.1 Hauptnutzer

Der Hauptnutzer ist Inhaber eines von der e-Vergabe unterstützten Signaturzertifikats. Die Zertifikate bestehen aus einem Verschlüsselungs- (zur Anmeldung) und einem Signaturzertifikat (zum Unterschreiben).

Signaturzertifikate werden nur auf natürliche Personen ausgestellt. Im besten Fall ist dies auch die Person, die für das Unternehmen unterschriftsberechtigt ist.

Der Hauptnutzer erwirbt ein von der e-Vergabe unterstütztes Zertifikat.
Mit dem Zertifikat registriert sich der Hauptnutzer an der e-Vergabe und gibt dabei die Firmendaten an.
Im AnA kann der Hauptnutzer dann kostenfrei weitere Mitarbeiter der Firma als Nebennutzer anlegen, die mit den Vergabestellen kommunizieren können.


Hauptnutzer

Aufgaben des Hauptnutzers:

  • Zertifikatskauf auf eigenen Namen (gültiger Personalausweis notwendig)
  • Registrierung per AnA in der e-Vergabe mit dem Zertifikat
    und Angaben zur Firma
  • Anlegen kostenfreier Nebennutzer und deren Konfiguration
  • Anlegen eines Vertreters für den Fall des Verlustes der Signatur
  • Angebote: setzen der Signatur als Unterschrift
Funktion in Firma:
Prokura, Gesellschafter,
Geschäftsführung
2.2.2 Nebennutzer

Nebennutzer können kostenfrei vom Hauptnutzer im AnA angelegt werden. Diese Zugänge bestehen aus Nutzernamen und Passwort die ausschließlich vom Hauptnutzer angelegt und administriert werden.
Die Nebennutzer können nun mit der e-Vergabe arbeiten und an Vergabeunterlagen gelangen sowie Angebote versenden.


Nebennutzer

Aufgaben des Nebennutzers:

  • Verfahrensunterlagen anfordern und Verfahrensunterlagen bearbeiten
  • Kommunikation mit der Vergabestelle
  • Angebote und Teilnahmeanträge abgeben

Funktion in Firma:

Mitarbeiter, Sekretariat,
Vertrieb

2.2.3 Vertreter

Der Vertreter kommt hauptsächlich bei Verlust der Signatur des Hauptnutzers zum Einsatz. Durch diesen können jederzeit Verfahren und alle Nebennutzer übernommen werden.

Der Vertreter des Hauptnutzers muss ein eigenes von der e-Vergabe unterstütztes Zertifikat kaufen.
Mit dem Zertifikat registriert er sich auch als ein Hauptnutzer im AnA und gibt dabei erneut die Firmendaten an.
Danach kann im AnA des ursprünglichen Hauptnutzers dieser Vertreter eingerichtet werden. Hierfür müssen beide Zertifikate sowie PINs am Rechner vorliegen.


Vertreter

Aufgaben des Vertreters:

  • Zertifikatskauf auf eigenen Namen (gültiger Personalausweis notwendig)
  • Registrierung bei der e-Vergabe
  • sich im AnA beim Hauptnutzer als Vertreter hinzufügen lassen
  • bei Verlust der Signatur des Hauptnutzers können so alle Verfahren
    und der Mitarbeiterstamm (Nebennutzer) übernommen werden
  • bei Abwesenheit des Hauptnutzers: Signaturerstellung bei Angeboten

Funktion in Firma:

Prokura, Gesellschafter,
Geschäftsführung

3 Technische Voraussetzungen

3.1 Internetanschluss

Die Anbindung an das System e-Vergabe erfolgt über das Internet. Es werden die beiden Standardprotokolle HTTP und HTTPS verwendet.

Bitte beachten Sie, dass abhängig vom Umfang z.B. des elektronischen Angebotes sowie von der Bandbreite Ihres Internetanschlusses das Versenden unterschiedlich lange dauern kann.

3.2 Arbeitsplatzrechner

Die Anwender benötigen zum Arbeiten mit der e-Vergabe generell keine Administratorenrechte. Zur erstmaligen Installation der Software Java und dem Angebotsassistenten (AnA) sind Administrationsrechte jedoch notwendig. Der Angebotsassistent (AnA) ist ein Java-WebStart-Programm und setzt eine aktuell unterstützte Oracle Java Runtime Environment voraus.

Computer (Systemvorraussetzungen)

- Prozessor: x86/x86-64 mit mind. 2 GHz

- Arbeitsspeicher: 1 GB bei 32-Bit Betriebssystem / 2 GB bei 64-Bit-Betriebssystem

Betriebssysteme

Microsoft Windows:

Windows Vista SP2
Windows Server 2008 SP2
Windows 7 SP1
Windows Server 2008 R2 SP1
Windows 8.1
Windows Server 2012
Windows Server 2012 R2
Windows 10

Apple OSX:

OS X Yosemite (10.10)
OS X El Capitan (10.11)
macOS Sierra (10.12)

Linux-Distributionen:

Ubuntu 12.04 LTS (Precise Pangolin) (inklusive offizielle Derivate)
Ubuntu 14.04 LTS (Trusty Tahr) (inklusive offizielle Derivate)
Ubuntu 16.04 LTS (Xenial Xerus) (inklusive offizielle Derivate)
Linux Mint 13 (Maya)
Linux Mint 17
Linux Mint 18
Debian 7 (Wheezy)
Debian 8 (Jessie)
RHEL/CentOS 5 (5.11)
RHEL/CentOS 6 (6.8)
RHEL/CentOS 7 (7.3)
openSUSE 42.1
openSUSE 42.2
SUSE Linux Enterprise 12

Hinweis: Wir orientieren uns an den Produktzyklen der Hersteller der Betriebssysteme. Wenn der Lebenszyklus eines Betriebssystems endet, wird es auch bei uns aus dem Support genommen. Bitte achten Sie auch, dass Sie alle durch den Hersteller bereitgestellten empfohlenen Aktualisierungen (Updates und Service Packs) eingespielt haben, bevor Sie Kontakt mit uns aufnehmen. Wenn Sie Fragen zum Lebenszyklus Ihres verwendeten Betriebssystems haben, so wenden Sie sich bitte an den Hersteller Ihres Betriebssystems.

Software:

- aktuelle Oracle Java 8 Runtime Environment (JRE) (Download unter: http://www.java.com)

- PDF-Viewer (wichtige Hinweise) (Wir empfehlen den Einsatz des Adobe Reader XI oder höher.)

- aktueller Web-Browser (wichtige Hinweise)

- Einige Verfahren erfordern spezifische Software, um die angebotenen Dateien bearbeiten zu können. Die dafür notwendige Software finden Sie auch über unseren Bereich Software.

Die erforderliche Software "Java Runtime Environment" finden Sie auch im Bereich Erste Schritte - Installation & Registrierung,sowie im Bereich Software. Dort finden sie auch zusätzliche Software, die für einige Vergabestellen oder Vergabeverfahren benötigt wird.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass wir unsere Software stets mit dem neuesten zum Testzeitpunkt verfügbaren Oracle Java Runtime Environment (JRE) testen. Wir bitten Sie in Problemfällen vor der Kontaktaufnahme mit unserem HelpDesk zunächst zu prüfen, ob Sie die aktuellste verfügbare Oracle JRE installiert haben. Wenden Sie sich hierfür bitte ggf. an Ihren IT-Dienstleister. Sollten Sie eine andere Implementierung der Java Runtime Environment einsetzen, so melden Sie Fehler bitte erst, wenn Sie diese auch mit Oracle JRE reproduzieren können. Das von uns vorausgesetzte Oracle JRE richtet sich in der Regel nach den Lebenszyklen des Herstellers. Sobald Oracle eine bestimmte JRE-Version (z.B.: Java 6, Java 7) nicht mehr unterstützt, werden auch wir die Unterstützung für dieses JRE in der Regel einstellen.

3.2.2 Arbeitsplatzrechner des Unterzeichnungsberechtigten

Sie finden die benötigte Software unter der Rubrik "Unternehmen -> Erste Schritte".

· Dokumente können entweder mit dem Angebotsassistenten (AnA) oder dem SignaturClient für Bieter signiert werden.

4 Signaturkomponenten

Die Vergabestellen der e-Vergabe unterstützen sowohl Signaturen mit Hilfe von fortgeschrittenen Signaturzertifikaten, sowie qualifizierte Signaturen mit Signaturkarte und Kartenlesegerät nach § 2 Signaturgesetz (SigG).

Die Liste der unterstützen Signaturzertifikate und Kartenlesegeräte finden Sie unter www.evergabe-online.info/signaturen.

Es wird empfohlen, dass innerhalb eines Unternehmens nur ein Zertifikatstyp eingesetzt wird.

5 Support

Sollten Sie Fragen haben oder Hilfestellung benötigen, können Sie uns innerhalb unserer Geschäftszeiten per E-Mail an:
support@bescha.bund.de oder unter der Telefonnummer: 0228 99 610-1234 erreichen.

Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr.
Freitag von 08:00 bis 14:00 Uhr.