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Tipps und Hinweise zur Angebotsabgabe

Versenden von Angeboten

Um den rechtzeitigen Eingang von Teilnahmeanträgen und Angeboten sicher zu stellen, sollten Sie prüfen welche Kapazität Ihr Internetanschluss zum Versendung (Upload!) besitzt. Abhängig von der Größe der zu versendenden Dateien sowie der Geschwindigkeit des Internetanschlusses kann das Versenden unterschiedlich lange dauern.

Angebotsabgabe im Angebotsassistenten (ANA): Alle Dateien und Dokumente müssen in einem Vorgang verschickt werden!

  • Importieren Sie alle Dateien und Dokumente in dem Ordner "Ausgang / Angebote".
  • Markieren Sie alle für das vollständige Angebot erforderlichen Dateien. Ausgewählte Dateien werden mit einem Haken dargestellt.
  • Versenden Sie die markierten Dateien über den Menüpunkt "Dokumente / Versenden", um das Angebot in einem Paket an die e-Vergabe zu verschicken.
  • Sie erhalten bei erfolgreicher Abgabe und erneuter Replikation eine Empfangsbestätigung vom System.
Die elektronische Angebotsabgabe

Wenn Sie ein Angebot elektronisch einreichen wollen, empfehlen wir Ihnen das Angebot spätestens am Tag vor der Angebotsfrist zu übermitteln.

Eingang eines Angebots

Das elektronische Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig eingegangen sein. Relevant ist der Eingang der Unterlagen, nicht der Zeitpunkt zu dem das Versenden des Angebotes gestartet wurde. Nach dem Betätigen der Schaltfläche „Versenden“ im Angebotsassistenten (AnA) werden alle zuvor in den Ordner "Angebote" importierten Dateien lokal als Archiv „Angebot.zip“ gepackt, verschlüsselt und anschließend an den e-Vergabe-Server gesendet. Bitte aktualisieren Sie den AnA nach der Angebotsabgabe durch die Funktion „Replikation“, um die Empfangsbestätigung zu erhalten. Diese Empfangsbestätigung im Ordner "Eingang" lässt sich per Doppelklick öffnen und zeigt, dass Ihre abgebenden Angebotsdateien bei der e-Vergabe eingegangen sind.

Größe des Angebots

Bitte beachten Sie, dass die Größe der zu versendenden Daten 300 MB nicht überschreiten. Mit einer normalen Internetverbindung kann bei dieser Größe der Vorgang des Versendens mehr als eine halbe Stunde betragen (300 MB bei einer angenommenen Upload-Geschwindigkeit von 1 MBit/s), das Verschlüsseln der Daten nicht eingerechnet.

Eingescannte Dokumente

Klären Sie bitte im Vorfeld mit der Vergabestelle, ob eingescannte Dokumente akzeptiert werden. Sofern Sie Dokumente einscannen, achten Sie bitte beim Einscannen darauf, dass die Auflösung nicht zu hoch ist. I.d.R. können Sie damit die Dokumentgröße erheblich reduzieren.

Elektronische Signatur

Sie können vor einer elektronischen Abgabe testen, ob Ihre elektronische Signatur (datei- oder kartenbasiert) in PDF-Formularen eingebettet werden kann. Unter dem folgenden Link finden Sie eine Testdatei mit Signaturfeld, sowie Hinweise zur Erstellung und zur Prüfung einer Signatur.

Dateiformate

Werden von den Vergabestellen zusätzliche Dateien angefordert (z.B. Muster, Videos, Grafiken, etc.) können diese ebenfalls in den Angebotsordner importiert werden. Achten Sie dabei bitte auf das korrekte, von der Vergabestelle geforderte Dateiformat. Technisch gesehen, können Sie fast jedes Format importieren. Beachten Sie dabei die o.g. Größenbeschränkung pro Angebot.

Angebotsrückzug / Weiteres Angebot abgeben

Ein Angebotsrückzug ist in der e-Vergabe derzeit nicht möglich!


Sollten Sie ein Angebot zurückziehen wollen, informieren Sie die Vergabestelle bitte schriftlich über den Ordner Ausgang --> Anfrage/Sonstiges.
Importieren Sie Ihr zuvor angefertigtes Schreiben (Textdatei, Worddokument, PDF, etc.) in den Ordner Anfrage/Sonstiges und versenden das Dokument.

Möchten Sie ein weiteres Angebot versenden, so ist dies bis zur Angebotsöffnung (auch nach Ablauf der Angebotsfrist) technisch noch möglich.
Zur Sicherheit sollten Sie die Vergabestelle (ebenfalls über den Ordner Anfrage/Sonstiges) darüber informieren, welches Ihrer Angebote gewertet werden soll.

Weiter zu: Signieren und Prüfen für Bieter